Minden követeléskezelő cégnél elvégzendő feladat az elhunyt kötelezettek esetében az örökösök felkutatása. Ennek a feladatnak a főbb lépései az önkormányzat megkeresése, majd a közjegyzővel való kapcsolatfelvétel a hitelezői igény bejelentése céljából. Ha a hagyatéki eljárás a végére ér, van számottevő hagyatéki vagyon és örökös, akkor az így fellelt új kötelezetteket is fel kell venni az Indecs rendszerbe. Ezután megkezdődhet a követelés behajtásának folytatása.
Erre az egész munkafolyamatra – ami időben akár több mint fél év is lehet – dolgoztunk ki az Indecs rendszerbe egy Workflow motor által vezérelt folyamatot. Ez az automatizált folyamat a teljes eljárást felöleli, amely egy jól vizualizált ábrán követhető, hogy éppen melyik fázisában tart a hagyatéki eljárás. Az operátornak csak azoknál a lépéseknél szükséges beavatkoznia, ahol válaszlevelet, végzéseket kell értelmeznie, és ott a megfelelő irányba tovább küldi az adott folyamatpéldányt.
Az örököskeresés a folyamatának általános a lépései a következők:
1.Amikor a követeléskezelő céghez eljut az információ, hogy egy kötelezett elhunyt (visszajött kézbesítési igazolás, betelefonálás, lakcímkutatás eredménye, stb.), megjelöljük örököskeresésre az adóst.
2.A folyamat indítás után az így bekerült kötelezettek esetében a rendszerben lévő utolsó ismert lakcíme szerinti önkormányzatnak levelet készítünk. Az elkészített leveleket kiküldi a cég és várakozunk az önkormányzat válaszára.
- Amikor megérkezik a válasz, az Indecsbe való iktatás során a Workflow érzékeli, hogy az adott folyamattal kapcsolatban érkezett válaszlevél. Ekkor kap az operátor először feladatot, hogy ezt a válaszlevelet olvassa el és értelmezze. Itt döntést hoz, hogy a válaszlevél tartalma alapján az adós él, az önkormányzat nem illetékes, nem készült hagyatéki leltár, mert nincs hagyatéki vagyon, vagy már megtörtént a közjegyző kijelölése, és ott folytatódik a hagyatéki eljárás.
- Ha nem illetékes az önkormányzat, akkor ki kell jelölni, hogy melyik lehet az, és a folyamat újból elkészíti a levelet számára. Ha megtudtuk, hogy ki a kijelölt közjegyző a folyamat automatikusan elkészíti a hagyatéki igénybejelentő levelet. Kiküldés után várakozunk a közjegyző válaszára.
3.Az önkormányzati válaszlevélhez hasonlóan az Indecsbe való iktatás során a Workflow érzékeli, hogy melyik folyamatpéldányhoz érkezett válasz és az operátornak újabb feladatot írunk ki, melyben megmutatjuk számára a közjegyzői levelet. Itt döntést hoz aszerint, hogy a közjegyző a hagyatékátadó végzést küldte-e meg vagy díjbekérőt, esetleg hiánypótlásra szólította fel a követeléskezelőt. Mindegyik esetre tudunk további feladatokat meghatározni melyeket a Workflow vagy automatikusan képes elvégezni vagy egy újabb operátori feladatot készít és vissza is ellenőrzi, hogy a meghatározott feladat elvégzésre került-e.
4.Amennyiben a hiánypótlás, díjbekérő feladat elvégzésre került, ismételten várakozunk a közjegyző válaszára. A hagyatékátadó végzés megküldése után a közjegyző megküldi a jogerősítő végzést is. Ha a végzés alapján van örökös, vagy vannak örökösök és van hagyatéki vagyon is, akkor az operátor berögzíti az Indecs rendszerbe a követelési ügyhöz az örököst, mint új kötelezettet. Ezzel az örököskeresés folyamata befejeződött.
Természetesen a fenti munkafolyamat pontos menete minden partnerünknél eltér, amelynek folyamatdefinícióba való illesztésében tanácsadó kollégáink segítséget nyújtanak.
Nem véletlen tehát, hogy az Örököskeresés a partnereink által leggyakrabban kért workflow, hiszen a folyamatvezérlés nagy segítséget jelenthet a követeléskezelő cégeknek, mivel az operátoroknak így nem szükséges fejben tartaniuk, hogy melyik ügyben éppen hol tart az eljárás, az Indecs Workflow pontosan követi ezt és csak akkor ír ki feladatot számukra, amikor felhasználói beavatkozás szükséges.