Napjainkban egy vállalat értékét legjobban talán a folyamatai jelentik. Természetesen fontosak az anyagi eszközök is, de az utóbbi időben rendkívül felértékelődött a humán tőke és a vállalati folyamatok szerepe. Nyugodtan kijelenthetjük, hogy emberek és folyamatok nélkül egy vállalat pusztán épület és gép, szoftver, forráskód és adat, de így értéke csak töredéke a jól működő, élő szervezetének.
A folyamatokban gondolkodás képessége egyidős az emberiséggel, de a modern, mai értelemben vett vállalati folyamatszervezés először a XVI. századi Velencében, az Arzenál hajógyártó vállalatnál jelent meg. Az Arzenál a modern tömegtermelés előfutárának tekinthető: napok alatt tudtak összeépíteni olyan hajókat, amelyeket Európa más részein hónapokig készítettek, manufakturális módszerekkel. Ezt az akkoriban egyedülállóan jó szervezésnek köszönhették, amely példa nélküli volt az egész világon.
Folyamattervezés, folyamatfejlesztés
A XIX-XX. században aztán a vállalatok gyors növekedésnek indultak, és megjelentek a szerelősorok, amit Henry Ford tökéletesített a Ford gyárakban, leszorítva ezzel az autók árát. Ettől fogva az autó nem a gazdagok kiváltsága volt, hanem szinte bárki számára elérhetővé vált, ami alapjaiban változtatta meg világunkat. És ez a hatékony folyamatoknak köszönhető! Ugyanakkora energiabefektetéssel, ugyanannyi munkával sokkal több értéket tudott az emberiség előállítani, mint korábban, pusztán a jobb szervezés miatt.
A hatékony folyamatok iránti igény nemcsak az iparban, de a mezőgazdaságban, a kereskedelemben, szolgáltatásokban is megjelent. Sokan akartak segíteni abban a cégvezetőknek, hogy jó folyamatokat alakítsanak ki, így alakult ki – viszonylag gyorsan – a folyamattervezés és folyamatfejlesztés tudománya.
Lean
A lean szabványos formája, kialakítása a Toyota céghez kötődik. Az 1940-es években a Toyota még csak egy kis autógyártó volt a sok közül, de évről évre erősödött piacain, míg végül a legnagyobb autógyártó vált belőle. Ezt – saját meglátásuk szerint is – alapvetően a lean folyamattervezési és működtetési módszertannak köszönhetik, amely elsősorban az iparban, de a szolgáltatások területén is rendkívül eredményes.
A lean két alapelve:
- az ember tisztelete
- az értéket nem termelő lépések eltávolítása a folyamatból
A lean 5 alapvető lépése:
1. Érték meghatározása (Define Value)
Az érték meghatározása az első és legfontosabb lépés a Lean folyamatban. Ez magában foglalja annak megértését, hogy mi számít értéknek az ügyfél számára.
2. Az értékáram feltérképezése (Map Value Stream)
Az értékáram feltérképezése során azonosítják az összes lépést, amely az érték létrehozásához szükséges.
3. Folyamatáramlás létrehozása (Create Flow)
A folyamatáramlás létrehozása azt jelenti, hogy az értékteremtő lépéseket úgy rendezzük el, hogy azok folyamatosan és megszakítások nélkül áramoljanak.
4. Húzó rendszer kialakítása (Establish Pull)
A húzó rendszer kialakítása azt jelenti, hogy csak akkor termelünk, amikor az ügyfél igényli, elkerülve a túltermelést és a készletezést.
5. Tökéletességre törekvés (Pursue Perfection)
A tökéletességre törekvés a folyamatos javítás (Kaizen) kultúrájának bevezetését jelenti.
Six Sigma
Ez a módszertan a folyamatban előforduló hibák számának és az ingadozásnak a csökkentésére koncentrál, hogy kiegyensúlyozott legyen a termelés vagy a szolgáltatás.
Két módszert kínál:
DMAIC – meglévő folyamatok fejlesztésére
A DMAIC lépései:
Define – Measure – Analyze – Improve – Control
Definiálás – Mérés – Analízis – Fejlesztés – Kontroll
DMADV – új folyamatok kialakítására
A DMADV lépései:
Define – Measure – Analyze – Design – Verify
Definiálás – Mérés – Analízis – Tervezés – Ellenőrzés
A Six Sigma módszertan komoly matematikai hátteret is kínál / feltételez, a folyamatok jobb megértéséhez és hangolásához. Kritikusai ugyanakkor rámutatnak, hogy az embert talán kevésbé veszi figyelembe, mint kellene.
Lean – Six Sigma
Ez nem más, mint ami a nevéből sejthető: a lean és a Six Sigma közös alkalmazása. A két módszertan kiválóan alkalmazható együtt.
BPR
Az 1990-es évek egyik slágere volt a BPR, a Business Process Re-Engineering. Ez egy olyan módszertan, ami a folyamatok teljes újratervezésére koncentrál, így valami radikálisat nyújt.
Ahelyett, hogy a meglévő folyamatokat fokozatosan javítanánk, a BPR totális újratervezést javasol. A folyamatokat az ügyfél igényeinek kielégítése és a szervezeti célok elérése érdekében újragondolják és optimalizálják.
Nagyon fontos a tervezést végző csoport személyi összetétele. A folyamatok újratervezéséhez különböző szakterületek szakértőit és érintettjeit vonják be. Gyakran olyanokat is meghívnak, akik „kellő távolságról” tudják nézni a folyamatokat, azaz nem bennfentesek. A csapatok együtt dolgoznak a folyamatok átfogó megértésén és újratervezésén.
A BPR-nek jelentős eleme még a kockázatelemzés is.
Az elmúlt években a BPR népszerűsége, jelentősége csökkent. Ez annak is köszönhető, hogy rövid távon csak egyszer kecsegtet sikerrel: a folyamatok teljes újratervezése akkor „szól nagyot”, ha évtizedes, bemerevedett, felesleges folyamatokat, folyamatlépéseket lehet eltörölni. Viszont éppen a BPR hatására ilyenek egy darabig nem lesznek a vállalatnál.
Agilis
Az agilis működés jelenleg virágkorát éli, leginkább informatikai területen. Lényege a folyamatos, de jól szervezett és kontrollált alkalmazkodás a külső körülményekhez, felhasználva az addig megszerzett tudást és eredményeket.
Az agilis módszertannál – a lean-hoz hasonlóan – ismét nagyon nagy értékké lép elő az ember: a módszertannak nagyon fontos része, hogy hogyan dolgoznak együtt és kommunikálnak egymással a szervezet tagjai.
Bonyolult szolgáltatói vagy gyártói folyamatokat általában nem terveznek agilis módszertannal, arra a korábban ismertetett módszertanok szolgálnak. Legszélesebb körben informatikai rendszerek és szoftvertermékek fejlesztésénél terveznek és alkalmaznak folyamatokat az agilis módszertan szerint.
RPA
Az RPA a Robotic Process Automation rövidítése. Nem igazán tekinthető teljes értékű folyamattervezési módszertannak, inkább egyfajta kiegészítő. Ugyanakkor ma már elképzelhetetlen a modern vállalati folyamatkezelés RPA nélkül.
A lean, a BPR vagy a Six Sigma szerint megtervezett vállalati folyamatot ugyanis hatékonyan végre is kell tudni hajtani. Erre pedig nincs célszerűbb eszköz, mint a folyamatmenedzselő, vagy irodaautomatizációs szoftverek.
A menedzsment vagy az üzletfejlesztés által definiált folyamatot a szakemberek „gépre viszik”, azaz folyamatábrát (leggyakrabban BPMN ábrát) rajzolnak, ezt közösen pontosítják informatikusok és üzleti elemzők, majd a folyamat elkezd működni. A folyamat szabályainak betartását nem szabályzatok és munkaköri leírások biztosítják, hanem főként a központi végrehajtó eszköz, a Workflow Engine.
Indecs Workflow
A Késmárki Szoftverfejlesztő Kft. legújabb megoldása, az Indecs Workflow arra szolgál, hogy betartsa, betartassa a megtervezett vállalati folyamat szabályait. Miután a megfelelő módszertant alkalmazva megszületett a folyamatterv, mi átvesszük a stafétát: rövid idő alatt technikailag elemezzük és behajtási rendszerbe integráljuk a modellt, és a sikeres tesztek után a folyamat működésbe lép. A rendszeres visszamérések eredményeivel pedig a folyamat paramétereit módosíthatjuk, de akár jelentősen újra is rajzolhatjuk azt, ha a mérés ezt indokolja.
Innentől pedig már a gép forog, az alkotó pedig pihen.