Esettanulmány
Valamikor a 2010-es évek elején egy ügyfelünk azzal keresett meg bennünket, hogy egy nagy ügycsomagot vásárolt nemrégiben, amihez az eladó (az engedményező) a teljes dokumentációt elektronikusan is rendelkezésére bocsátotta. Pár DVD-ről volt szó, több, mint 100.000 dokumentummal, furcsa, a szerződésszámra és a dokumentum jellegére utaló fájlnevekkel.
Az ügyfél azon gondolkodott, hogy vásárol egy nagy teljesítményű dokumentumkezelő rendszert, hogy az ügyintézők hatékonyan tudjanak keresni a dokumentumok között, és hogy mindenki csak azt a dokumentumot lássa, amelyikhez joga van. Ráadásul a dokumentumok törléséről is gondoskodnia kellett, ha a követelés megszűnt: ez ismét abba az irányba mutatott, hogy nem elegendő felmásolni a fájlokat egy szerverre, hanem komolyan kell venni a dokumentumkezelést.
Mi megnyugtattuk ügyfelünket: az Indecs beépített dokumentumkezelő szervere, az Indoc pontosan azt tudja, amire neki szüksége van. A fájlokat mi betöltjük, a címkézésről, a metaadatok létrehozásáról és az ügyekhez rendelésről gondoskodunk, ő csak foglalkozzon a követelések behajtásával. Minden alkalommal, amikor valamilyen dokumentumra szüksége volt az ügyintézőknek, pár kattintással megkapták azt. És eközben az Indoc egy tizedmásodpercet sem lassult, a dokumentum azonnal megjelent mindenkinél.
Mi az Indoc?
Az Indoc tulajdonképpen egy nagyon egyszerű kiszolgáló, amely képes dokumentumokat, fájlokat eltárolni és visszaolvasni. A tervezéskor elvárás volt, hogy akár százmillió fájl tárolása se okozzon gondot, és a visszakeresés ideje ne növekedjen jelentősen a fájlok számának növekedésével.
Szintén alapelv volt, hogy az Indecs összes dokumentuma kizárólag az Indoc-ban tárolható, és annak egyetlen végpontján keresztül lehet ezeket a dokumentumokat írni-olvasni. Így könnyen megoldható a dokumentumok védelme az illetéktelen hozzáférésektől.
Az Indoc által működtetett dokumentumtárba bármilyen fájlok feltölthetők: PDF, képek, Office dokumentumok, egyéb bináris fájlok.
Dokumentumkezelés az Indecs-ben
Az Indecs kialakításánál kezdettől fogva nagy hangsúlyt fektettünk arra, hogy az ügyfelekkel folytatott kommunikációt a lehető legjobban dokumentáljuk. Az ügyek adatlapján fontos helyet foglal el az „üzenetváltások listája”, amelyben idősorosan láthatók a kimenő és bejövő levelek, vagy visszahallgathatók a telefonbeszélgetések. Az üzenetek képét beépítettük az üzleti képernyőkbe, nem kell külön PDF megjelenítőt használnia a felhasználóknak. Így egyszerűen és gyorsan átolvashatják a levelezést, támogatva a szokásos megjelenítő eszközökkel: nagyítás, kicsinyítés, kijelölés, stb.
Levélírás
az Indecs-ből
A követeléskezelés egyik legfontosabb művelete a levelek írása az ügyfeleknek. Az Indecs ezt számos funkcióval támogatja:
✔ Formalevél sablonok
✔ Futási időben bővíthető adatmezők
✔ Táblázatok
✔ Grafikák használata
Leveleket írhatunk egyedileg, vagy tömegesen, mikor melyik felel meg jobban az üzleti céloknak. Ha a nyomtatás megoldott házon belül, nyomtatóra küldhetjük ezeket, de választhatunk külső nyomdát, postázó céget is.
A leveleket elektronikus úton: e-mailen, VIEKR-en, cégkapun keresztül is elküldhetjük.
E-mailek
Az e-mailen küldött dokumentumoknál több kényelmi funkció segíti a munkát:
✔ Bejövő leveleknél a csatolmányok automatikus feldolgozása, Zip mellékletek kibontása
✔ Kimenő leveleknél a levél, mint csatolmány Zip fájlba csomagolása, szükség esetén jelszóval védve
Utóbbi funkció nagyon fontos, hiszen pénzügyi vagy személyes adatokat nyílt, bárki által olvasható e-mailen küldeni semmiképpen sem célszerű.
SMS
Végül, de nem utolsósorban említsük meg az Indecs SMS-küldő képességét, amely szintén formalevél sablonok segítségével működik. Voltaképpen az SMS-t úgy kezeli a rendszer, mint egy nagyon rövid, formázás nélküli levelet.
Hiteldokumentáció
A követelések vásárlása során a legtöbbször hozzájutunk nagy mennyiségű elektronikus irathoz is, amely nagy segítséget nyújt az ügyintézőknek a behajtás során. A betöltő képes hatalmas mennyiségű háttérdokumentumot egyszerre betölteni az Indoc-ba, majd különböző szempontok alapján hatékonyan és gyorsan szétválogatni ezeket, hogy minden ügyhöz eljusson a megfelelő információ: szerződések, értékbecslések, jegyzőkönyvek, engedményezés, stb.
Technikai dokumentumok
A rendszer működése során számtalan működési napló, export és import állomány is keletkezik, amelyeket fájlokként kell tárolni. Az Indoc, a központi dokumentumtár erre is kiválóan megfelel. Ha kérdés, reklamáció merül fel egy követeléscsomag betöltése során, az eredeti fájlok mindig ellenőrizhetők, mindaddig, amíg GDPR okokból törölni nem kell azokat.
Felhasználói csatolmányok
Az Indecs számos pontján lehet az egyes adatokhoz megjegyzéseket írni, egységes felületen keresztül. Ez a napló „komponens” nagyon kedvelt az ügyfeleink körében, hiszen terjedelmi korlátok nélkül tudnak szövegeket rögzíteni nemcsak az ügyekhez, de akár egy ingatlanhoz vagy egyetlen pénzügyi tranzakcióhoz is. Ezt a felhasználói naplót úgy alakítottuk ki, hogy minden egyes „blogbejegyzés” mellé tetszőleges méretű és mennyiségű dokumentum is csatolható. Ha igazolni kell, hogy valamit miért így vagy úgy dolgoztunk fel, csak írunk mellé egy bejegyzést, és felcsatoljuk azt a dokumentumot, ami igazolja az eljárást. Ez nagyon kényelmessé teszi az egyes üzleti lépések elmagyarázását, alátámasztását.
Bizalmas dokumentumok, GDPR
Az Indoc egyik fontos képessége, hogy bizonyos fájlok megjelölhetők benne, mint érzékeny személyes információkat tartalmazó dokumentumok. Ha egy ilyen jelet kap egy fájl, akkor csak különleges jogosultsággal tekinthető meg, általában csak vezetők által. Rendszerint akkor kerül sor ilyesmire, ha a cég birtokába véletlenül jut pld. olyan dokumentum, ami egy adós személyes egészségügyi állapotáról (is) szól. Az ilyen dokumentumokat sokszor az adós maga küldi be, de a lehető leghamarabb törölni kell.
Ez a törlési kötelezettség vonatkozik persze mindazokra az általános, személyes adatokat tartalmazó dokumentumokra is, amelyek már lezárt ügyekhez kapcsolódnak. Az adatvédelmi előírásoknak megfelelően a jogszabályban meghatározott idő eltelte után ezeket a leveleket is töröljük, nem csak az adatbázis-táblák mezőit.