Esettanulmány
Az Indecs kezdeti felhasználói között sok olyan volt, akik kis mennyiségű ügyletet kezeltek. A felhasználói szám bővülésével egyre nagyobb és nagyobb ügymennyiséget kezelt a program. Egyik nagyobb partnerünk előállt egy problémával: az ügyek mennyisége miatt lehetetlenség számára nyomon követni az elévüléseket, ennek okán sok ügyletet buknak el jogi úton. Megoldást akart találni, hogy ne kelljen Excel táblázatokban és papír alapon figyelni ezeket.
Mivel az elévülés egy a jogban megfogalmazott és pontosan körülírt szabályok mentén alkalmazandó tényállás, ezért kézenfekvő volt, hogy ezt lehetséges átültetni egy automatikus vagy félautomatikus folyamatba. Így született meg az elévülés figyelése eljárás.
Az eljárással kapcsolatban annyi elvárása volt a partnernek, hogy a különféle követelések és a különféle ptk. (régi és új ptk) alá eső ügyletekben külső beavatkozás nélkül számítsa és tartsa nyilván az elévülési időket. Ezek mellé különféle riasztási és figyelmeztetési igényeket is támasztott.
A törvényi szabályozás alapján elkészült az eljárás, melynek a figyelmeztetési és riasztási részei paraméterezhető módon alakíthatók arculatra, belső szabályzatokra. Így a partnerek legnagyobb megelégedésére lehetőséget kaptak egy a felületről azonnal elérhető elévülési figyelési eljárásnak, mely hatalmas segítséget nyújt számukra az ügyletek kezelésében.
Az eljárás működése alapvetően abból táplálkozik, hogy a különféle termékek alapján kezdi el vizsgálni a követeléseket. Elsőként detektálja, hogy milyen követelésről van szó, és így melyik elévülési idő érvényes rá. (Telekommunikáció 1 év, lakáshitel 5 év).
Ezt követően figyelembe kell vennie, hogy az eredeti szerződés a régi ptk. vagy az új ptk. hatálya alá tartozik. Ennek megfelelően kezdi el vizsgálni a megszakító eseményeket. Amennyiben bármilyen megszakító eseményt talál, azt rögzíti az ügylet történetében és a megszakító esemény dátumához képest növeli meg az elévülési idővel a „várható elévülési dátumot”. Ez mindaddig folytatódik, amíg rendelkezésre állnak elévülést megszakító események.
Amennyiben az elévülési idő közeledik, úgy annak megfelelően és természetesen a felhasználó igénye szerint különböző figyelmeztetéseket küld a program. Elsőként 90 napnál egy sárga figyelmeztetés mely szerint hamarosan bekövetkezik az elévülés. Ezt feladatként is jelzi az ügygazdának. Ezt követően 60 napnál a narancssárga figyelmeztetés mely szintén küld az ügygazdának értesítést. 30 napnál a piros figyelmeztetés mely esetben az ügygazdának szintén kiküldésre kerül egy figyelmeztetés. Ezen figyelmeztetések alkalmával a belső szabályzatnak megfelelően kell eljárnia a kollégáknak. Erre a programnak nincs ráhatása. Amennyiben a folyamatot workflowban szeretnénk alkalmazni ott az imént említett folyamatokra kényszerintézkedés is hozható, melyet az ügykezelő kolléga nem tud megkerülni. De ez már nem az alap funkciók közé tartozik.
A folyamat több ponton is arculatra, belső szabályozásokhoz igazítható különféle paraméterek segítségével. Az alapvető funkciók azok melyek nem módosíthatók, többek között a törvényi szabályozások miatt.