Esettanulmány
Egy ügyfelünk azzal a kéréssel fordult hozzánk, hogy szeretné jelentősen felgyorsítani és pontosabbá tenni az iktatási folyamatait. Az iktatással foglalkozó munkatársak feladatait kell jobban megszervezni, de úgy, hogy ne akadályozzák. hanem segítsék egymás munkáját. Emellett a vezetőjük folyamatosan kapjon információt arról, hogy hány dokumentum várakozik még iktatásra, és melyik kolléga milyen teljesítménnyel dolgozott.
Fejlesztőink ekkor rámutattak, hogy korábban már foglalkoztunk megrendelések sorba állításával, priorizálásával és tervezett teljesítésével, és hogy elég sok a hasonlóság a két feladat között.
Rövid idő alatt megszületett az irodaautomatizálási keretrendszer ötlete: a feladatokat egységes feladatsorokba szervezzük, minden feladatnál az ügyintéző kezébe adjuk a legcélszerűbb eszközöket, a menedzsmentnek pedig egy áttekintő felületet készítünk. Így javarészt ugyanaz a rendszer tudja kezelni az iktatást, a döntési előterjesztéseket, az FMH kiállítást, a panaszkezelést, vagy a követeléskezelés más tennivalóit. Az irodaautomatizálás ettől fogva lassan elkezdte áthatni az egész Indecs rendszert.
Irodaautomatizálás egyszerűen
Az Indecs rendszer a Késmárki Szoftverfejlesztő Kft. egy korábbi termékére az Infocis-re épült és ennek a rétegződésnek köszönhetően bizonyos komponenseket átvett. Az Indecs rendszerben ezekből a komponensekből alakultak ki a modulok, a keretrendszerek egy része.
Az egyik ilyen keretrendszer az Irodaautomatizálási Keretrendszer, amelyet a cég ügyfelei inkább úgy ismernek, hogy „várólistasor”. A keretrendszer egy innovatív megoldást kínál a munkafolyamatok hatékonyságának növelésére.
Feladatsorok különböző feladat típusokra
A keretrendszer egyik legfontosabb jellemzője, hogy lehetővé teszi egyedi feladattípusok meghatározását, amelyek mindegyikének saját állapottere és akciói vannak. Ez a funkcionalitás rendkívül rugalmassá teszi a rendszert, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy személyre szabott munkafolyamatokat hozzanak létre és kövessenek nyomon, legyen szó követelési ügyre, kötelezettre, fedezetre vagy akár jogi eseményre vonatkozó folyamatokról. Ilyen folyamatok testre szabása során alkalmazható feladat típusok a jelenleg is több ügyfelünknél is alkalmazott iktatási feladatok, amelyek iktatási soron jelennek meg, valamint kimenő hívás feladatok, amelyek hívási sorokon jelennek meg. A feladatokat a hozzájuk rendelt feladatlistákban lehet megjeleníteni, amelyek strukturált áttekintést nyújtanak a felhasználók számára az őket érintő teendőkről.
Testre szabható akciók a feladatoknál
Az iktatási feladat elvégzése során a feladattípushoz rendelt akciók segítségével például az iktatandó dokumentum előképe hívható elő, kiválaszthatóak a cél objektumok, míg a kimenő hívás feladat elvégzése során a felhívandó telefonszám tulajdonosával kapcsolatos adatokat tartalmazó adatlap nyitható meg, valamint maga a hívás indítása akció.
Feladatsorok adminisztrálása
A feladatlisták kezelése két különböző szerepkörre oszlik: supervisor és operátor. A supervisor szerepe a lista adminisztrálása, beleértve az esetleges egyedi feladatok hozzáadását, módosítását és törlését, míg az operátorok a lista normál felhasználói, akik a nekik kijelölt listákat vagy konkrét feladatokat láthatják és hajthatják végre. Ez a megkülönböztetés biztosítja, hogy a feladatok kezelése mindig az adott szerepkörnek megfelelő jogosultságokkal történjen.
Előterjesztés-jóváhagyás típusú folyamatok támogatása
A keretrendszer különös figyelmet fordít a jóváhagyási típusú feladatokra is, amelyeket szintén feladatként kell kezelni. Ez azt jelenti, hogy a jóváhagyási folyamatok, mint például az egyedi értékvesztések jóváhagyása, integrált részét képezik a keretrendszernek, lehetővé téve a felhasználók számára, hogy egységes átlátható módon kezeljék ezeket a folyamatokat is. Az Irodaautomatizálási Keretrendszer így nem csupán a munkafolyamatok automatizálását és egyszerűsítését teszi lehetővé, hanem a döntéshozatali és jóváhagyási folyamatokat is jelentősen hatékonyabbá és átláthatóbbá teszi.