Esettanulmány
Egyik ügyfelünk azzal keresett meg bennünket, hogy az átutalásait az Indecsből szeretné indítani. Legyen az szállítói számlák kifizetése, jogi költségek, vagy éppen túlfizetés visszautalása az adósnak.
Valóban felügyelete alatt akarta tartani a partnerek százaitól érkező, több tucatnyi különböző költséget.
Közösen elkezdtünk kidolgozni egy megoldást, és néhány hónap múlva bevezettük nála a kifizetés kérések modult. Ügyfelünk ettől kezdve erősen kézben tartotta a cash flow-ját, hiszen hetekre előre mindig pontosan tudta, hogy mikor, mennyi pénzt, és kinek kell majd utalnia. Hamarosan a béreken kívül minden banki utalását az Indecsre bízta, annyira erős kontrollt adott a kezébe a szoftver.
Mik azok a kifizetés kérések?
A kifizetés kérések modul egy folyamat köré épül, amely az Indecs Workflow modul nélkül is működőképes. A folyamat lényege:
✔ Kifizetések kezdeményezése
✔ Ellenőrzése
✔ Jóváhagyása
✔ Elküldése a banki szoftvernek
✔ Majd a kivonatokon annak ellenőrzése, hogy a kifizetések rendben megtörténtek-e
Szállítói számlák
Az Indecs egyik erőssége a szállítói és vevői számlák nyilvántartása, amiről a későbbiekben olvashatunk majd.
A kifizetés kérések szempontjából lényeges, hogy a számlák adatlapjáról egy gombnyomással el is indítható a kifizetés kérés, azaz a szállítói számla kiegyenlítésének folyamata.
Jogi költségek
Van, amikor nem hagyományos szállítói számlákat kell megfizetnünk, hanem pld. végrehajtói díjelőlegeket, díjjegyzék alapján. Ezek a költségek a jogi eljárások adatlapján szintén felrögzíthetők, a szállítói számlák egyéb kötelező adatai nélkül. Innen is egyetlen gombnyomásra kezdeményezhető a jogi költség megfizetése.
Visszautalás
Bármilyen figyelmesek is a behajtással foglalkozó kollégáink, előbb vagy utóbb megjelennek a túlfizetések, amelyeket a lehető leghamarabb vissza kell utalni az ügyfeleknek. A túlfizetés visszautalása szintén az ügyek adatlapjáról indítható, nagyon egyszerűen.
Az ellenőrzési lépés
A kifizetés kéréseket először mindig szakmailag ellenőriznie kell valakinek, mielőtt tovább engedi. Az ellenőr általában egy pénzügyes munkatárs szokott lenni. Miután egyezteti az adatokat, tovább engedi a kifizetés kéréseket, ha mindent rendben talált. Ha hiba van, a kifizetés kérést visszaküldi a kezdeményező ügyintézőnek.
A jóváhagyási lépés
Mindazokat a kifizetés kéréseket, amelyeket pontosan és jól rögzítettek be, egy üzleti döntéshozónak kell véglegesen jóváhagyni. Ha ez megtörtént, onnantól kezdve már csak a pénzügyesek feladata, hogy az utalások meg is történjenek.
Kifizetések azonosítása bankkivonaton
Az Indecs minden utalási közleménybe beleteszi (jól felismerhető módon, de tömören) a kifizetés kérés azonosítóját. A napi bankkivonat betöltés után a rendszer automatikusan azonosítja azokat a tételeket, amelyek valamely Indecsből indított költség kifizetéshez tartoznak, majd ezeket „ellenőrzötten kifizetett” állapotúra állítja. Nincs semmilyen keveredési lehetőség: a visszaolvasott bankkivonatok mindig a valóságot tartalmazzák. Ha az utalás nem ment el (pld. megszűnt a bankszámlaszám), akkor az adott költség kifizetési folyamata nem tud lezáródni.
A kifizetés kérések modul előnyei
Összefoglalva, a modul előnyei:
- bármilyen kifizetést kezel: szállítói számla, jogi költség, egyéb utalás (pld. visszautalás)
- szigorú folyamat pénzügyi és szakmai kontrollal
- sok banki szoftver számára képes utalási fájlt készíteni
- mindig ellenőrzi, hogy az utalás sikeres volt-e