Esettanulmány
„Nem férünk már a tértivevényektől” – fakadt ki egyszer egy régi ügyfelünk. Nem elég, hogy a nyomtatót pár ezer tértivevény nyomtatása után ki kellett cserélni (a nyomtatványon lévő ragasztő miatt), de a visszajött tértivevényeket is be kellett helyezni az aktákba, ami bizony néha pár hetes késéssel történt csak meg. Ügyfelünk azt kérdezte, hogy a hamarosan debütáló Elektronikus Kézbesítési Igazolást nem tudnánk-e integrálni az Indecs-be?
Az igények és a Magyar Posta által nyújtott szolgáltatások pontos tisztázása után lázas szoftverfejlesztés kezdődött, és hamarosan elkészült az Indecs ePosta modul. Ettől kezdve nem voltak már tértivevény nyomtatások, visszajött, elázott és összefirkált tértivevények silabizálása: innen már minden elektronikusan működött, a lehető leggyorsabban és legpontosabban.
ePOSTA MODUL
Az ePosta modul egy integrált megoldás az Indecs rendszerben, amely lehetővé teszi az elektronikus feladójegyzékek (EFJ) és az elektronikus kézbesítési igazolások (EKI) kezelését és automatizált feldolgozását. Ez a modul elsősorban arra szolgál, hogy egyszerűsítse és automatizálja a postai küldemények nyomon követését és adminisztrációját, amely különösen hasznos a néhány levélnél nagyobb volumenű forgalmat bonyolító szervezetek számára.
EFJ és annak kezelése
Az elektronikus feladójegyzék (EFJ) a postai küldemények benyújtását könnyíti meg. Az Indecs rendszerében a levél először létrejön, és a rendszer automatikusan kioszt egy egyedi ragszámot a küldeményhez. Ez a ragszám segít azonosítani és nyomon követni a levelet a teljes postai folyamat során. Az EFJ elkészítése után az adatokat automatikusan feltöltik a Posta SFTP szerverére.
Az automatizált folyamat előfeltétele a postai SFTP kapcsolat kialakítása, valamint a publikus és privát kulcsok előállítása az SFTP szerver eléréséhez. Ezen felül szükséges a vonalkódok posta általi validálása, és a megfelelő ragszámtartomány igénylése, amelyet az Indecs használ a küldemények azonosítására. Az EFJ átadása tehát zökkenőmentesen és automatikusan történik, minimális emberi beavatkozást igényelve.
EKI és annak feldolgozása
Az elektronikus kézbesítési igazolás (EKI) a posta által készített visszaigazolás, amely bizonyítja, hogy a küldeményt kézbesítették vagy sem, valamint ennek okait. Az EKI-t a Posta elkészíti és elérhetővé teszi az SFTP szerverén. Az Indecs rendszer az előre meghatározott helyről automatikusan letölti az EKI fájlokat, amelyek tartalmazzák az igazolás képét PDF formátumban, valamint a részletes visszaérkezési információkat.
Az EKI-k letöltése után az Indecs rendszer automatikusan feldolgozza ezeket az adatokat, és integrálja őket az adott üzenetváltásba. Ez lehetővé teszi, hogy a felhasználók megtekinthessék az EKI képét és a részletes visszaérkezési információkat az üzenetváltásban. A visszaérkezési információkról az ügynaplóban is bejegyzés készül, amely segíti a küldemények nyomon követését és az esetleges problémák gyors és hatékony kezelését. Továbbá, a rendszer riasztást generál az operátor naplójába, hogy értesítse a felhasználókat a fontos visszaérkezési információkról.
Ragszám kezelés
Az ePosta modul támogatja a ragszámok kezelését mind tértivevényes, mind közönséges azonosított levelek esetében. A ragszámok kiosztása automatikusan történik az Indecs rendszerében akárcsak az ezekből készült vonalkódok.