Esettanulmány
Egyik ügyfelünk egy napon azzal hívott bennünket, hogy egyre nagyobb mennyiségű befizetés érkezik hozzá bankszámlájára, melyet a számosságból fakadóan kézzel naponta feldolgozni komoly erőfeszítés és sok időt igényel.
Ügyfelünk az kérte, hogy oldjuk meg ezt a problémát valahogy, hiszen ekkora mennyiségű adatot kézzel nehezen és sok potenciális hibával tudnak kezelni.
Erre az igényre adott válaszként született meg az Indecs „Automata kivonatfeldolgozó” funkciója.
Az Indecs egyik legerősebb funkciójához, a könyveléshez készült kiegészítő fejlesztés az automata kivonat betöltő és feldolgozó eljárás.
Partnereink általában egy vagy több bankszámlát vezetnek különböző pénzintézeteknél. Ezen kivonatokat különböző fájl formátumban lehetséges letölteni, mely előteremti a digitális feldolgozás lehetőségét és megkönnyíti a bevételek és kiadások nyomon követését egy-egy időszakra.
Elsőként fontos volt megoldani a kivonat automatikus betöltését az adatbázisba. Az ehhez kapcsolódó eljárás a magyarországi bankok kivonatait, számlatörténeteit képes betölteni a programba egy meghatározott elérési útvonalról, aminek eredményeképpen létrejön egy tételes banki kivonat a programban az erre kialakított felületen. Itt áttekinthetőek a bankkivonat tételei és ezen felületről van mód a kézi könyvelésre is.
Az eljárás másik fontos eleme az automatikus kivonat feldolgozó, amely a programban előre meghatározott térülési sorrendet figyelembe véve egy ügyfélre szabható háttéreljárással együttműködve könyveli a különböző tételeket az ügyletekhez. A könyvelés beazonosítására egyedi konfigurációk lehetségesek, hogy mely adatokat szükséges keresnie az algoritmusnak a közleményrovatban, ami alapján azonosítani tudja az ügyleteket. Ezek lehetnek ügyszámok, jogi esemény számok, nyugdíjas törzsszám, csekkazonosító, stb. A beállításokat minden esetben a partner kérésének megfelelően végezzük el. A közleményrovatban megtalált és azonosított adat alapján legtöbbször a jogcímet is képes meghatározni az eljárás, mely így a teljes automatizmust biztosítja.
A kivonatok esetében mindig vannak olyan tételek, melyek vagy nem azonosíthatók, vagy olyan adatot tartalmaznak, melyekre keresve több találat adódik a rendszerben. Ilyen esetekben az adott tranzakció „kézi feldolgozásra vár” állapotban marad és egy ügyintézőhöz kerül.
Az eljárásnak köszönhetően egy akár több száz tételből álló kivonat tételeinek 60-85%-a automatikusan biztonságosan feldolgozható, így a kézi feldolgozásra lényegesen kevesebb tétel marad, amivel időt és energiát takarít meg a felhasználó.