ESETTANULMÁNY
Első megrendelőink egyike vetette fel, hogy a beépített listák, jelentések mellett szüksége volna egy olyan katalógusra, amibe folyamatosan új és új jelentések kerülnek, amikor erre igény keletkezik.
Megvizsgáltunk számos riport-kezelő alkalmazást, de végül úgy döntöttünk, hogy a rendszerbe beépítjük ezt a rugalmas jelentés-kezelőt, mivel a költségek is alacsonyabbak így, és az integrációval sem kell foglalkozni.
Végül a fix, beépített listák, jelentések szinte egytől egyig kikerültek a rendszerből, átadva helyüket a VIR listáinak. A VIR jelentőségét nehezen lehetne eltúlozni, olyan alapvető segítség a felhasználóknak a napi munkában.
Mi a VIR?
A Vezetői Információs Rendszer (VIR, angol nevén Management Information System, MIS) az Indecs egyik alapmodulja. Célja az, hogy mind a dolgozók, mind a vezetők vagy tulajdonosok információkhoz juthassanak a követelésekkel kapcsolatban, mégpedig azonnal és pontosan, közvetlenül az adatbázisból.
Miből áll egy VIR lekérdezés?
- Lekérdezés: a VIR lekérdezések „szíve” az egyszerűség kedvéért egy SQL kifejezés, ami az adatbázisból összegyűjti a szükséges adatokat.
- Oszlopok: a lekérdezésben megjelenő oszlopok igazítása, formázása beállítható. Például „a tartozás összege legyen jobbra igazított, és 3 számjegyenként legyen benne egy pont”.
- Szűrők: a lekérdezés paraméterei, amelyek meghatározzák, hogy mire kell az adatokat szűkíteni. Például: adós nevére, ügy számára, hitel összegére, stb.
- Akciók: a listán megjelenő adatok felhasználásával indítható funkciók. Például: „ügy adatlap megnyitása”, a listában megjelenő ügy azonosító alapján.
Szűrők
Egy lekérdezés szűrői sokfélék lehetnek:
- szövegmező
- logikai mező
- legördülő lista
- dátum
- dátum vagy szám intervallum
Amikor megnyílik a lekérdezés, a szűrő paraméterek automatikus kitöltéséről is gondoskodhatunk, SQL kifejezések használatával. Így válik lehetővé az, hogy ha megnyitunk egy lekérdezést, akkor már rögtön az aznapi tranzakciókat mutassa, vagy éppen a belépett felhasználó saját tevékenységét listázza.
Honnan érhetők el a lekérdezések?
A lekérdezések egyrészt megtalálhatók a VIR katalógusban, mappákba csoportosítva, másrészt sok közülük az Indecs képernyőiről közvetlenül indítható, a „Jelentések” gomb megnyomásával. Ha Indecs képernyőről indítjuk a lekérdezéseket, akkor azok közvetlenül meg is kapják a paramétereket, amik szerint a lista elkészül. Például, ha az ügy pénzügyi adatlapjáról indítjuk a kontírozási jelentést, akkor csak az ügyre vonatkozó könyvelési adatokat fogjuk látni.
Jogosultságok
A VIR lekérdezések nem mindenki számára egyformán hozzáférhetőek. Természetesen vannak olyan listák is, amelyeket bárki megnézhet, ugyanakkor korlátozásokat is be tudunk vezetni, hogy illetéktelenek ne juthassanak hozzá fontos adatokhoz.
Lekérdezések másolása
Ha új lekérdezést szeretnénk létrehozni, akkor szerencsére nem kell feltétlenül mindent elölről kezdenünk. Ha van már hasonló lekérdezés a rendszerben, akkor abból egy mozdulattal másolat készíthető, amelyet módosíthatunk, kiegészíthetünk, átnevezhetünk.
Felmerülhet a kérdés, hogy egy lekérdezés hogyan mehet át a teszt rendszerből az élesbe, mivel elég sok munka egy komplex lekérdezés összes tulajdonságának beállítása az Indecs képernyőin keresztül. Ugye nem kell ezt megismételni minden rendszeren? A jó hír az, hogy nem kell. A lekérdezések XML formátumban kiexportálhatók a forrás rendszerből, és beimportálhatóak a cél rendszerbe.
VIR Autoexport
Ahogy nő az adatok mennyisége a követeléskezelő rendszerben, úgy válnak lassabbá a komplex jelentések. Sajnos ez ellen nem sokat tehetünk. Több adat feldolgozása több időbe telik. Különösen igaz ez azokra a jelentésekre, amelyek egy-egy időszak eredményeit foglalják össze, sok adatot összesítve.
Az ilyen jelentések esetén javasoljuk a VIR Autoexport modulunkat, amelynek segítségével egy-egy VIR lekérdezés időzítetten futtatható, eredménye pedig szöveg vagy Excel formátumban egy beállított mappába kerül. Ezzel el tudjuk érni azt, hogy a hosszan futó lekérdezések munkaidőn kívül induljanak, és ne akasszák meg a napi ügyintézői munkát.